Thi công căn hộ cần giấy tờ gì? Làm việc với BQL sao cho chuẩn?

Thi công căn hộ cần hồ sơ gì, quy định giờ giấc, vận chuyển vật tư ra sao? Dvizhome chia sẻ checklist nộp hồ sơ & kinh nghiệm làm việc với BQL.

Thi công căn hộ cần giấy tờ gì? Kinh nghiệm làm việc với ban quản lý

Thi công căn hộ không chỉ là chuyện “đưa thợ vào làm”. Ở chung cư, mọi hoạt động khoan – đục – vận chuyển vật tư đều liên quan đến an ninh, an toàn, PCCC, kết cấu tòa nhà và quyền lợi hàng xóm. Vì vậy, ban quản lý (BQL) luôn yêu cầu hồ sơ thi công và quy trình đăng ký rõ ràng.

Bài này tổng hợp bộ giấy tờ phổ biến, quy định thường gặp và checklist nộp hồ sơ để bạn triển khai thi công căn hộ gọn – đúng – ít phát sinh.

Lưu ý: Mỗi chung cư có “nội quy thi công” khác nhau. Bạn nên xin bản nội quy + form đăng ký của BQL ngay từ đầu để chốt hồ sơ đúng chuẩn.

Vì sao cần chuẩn hồ sơ và làm việc đúng quy trình với BQL?

Nếu “thiếu một tờ”, hệ quả thường rất thực tế:

• Bị từ chối cấp thẻ thợ/thẻ ra vào, đội thi công không vào được công trình.
• Bị yêu cầu dừng thi công vì chưa đăng ký khoan đục, chưa ký quỹ, chưa có cam kết bảo vệ tài sản chung.
• Trễ tiến độ do không đăng ký thang máy/thang hàng, khung giờ vận chuyển bị giới hạn.
• Phát sinh chi phí: đền bù hành lang, thang máy, sàn; phạt vi phạm giờ giấc/tiếng ồn; kéo dài tiền quản lý thợ.
• Rủi ro an toàn – tranh chấp với cư dân xung quanh (bụi, ồn, rác, mùi sơn/keo).

Một bộ hồ sơ chuẩn giúp bạn:

• Thi công “trơn” ngay từ ngày đầu
• Giảm rủi ro bị nhắc nhở/phạt
• Dễ kiểm soát chi phí và timeline thi công căn hộ

Hồ sơ phổ biến khi xin giấy phép thi công căn hộ

Tùy tòa nhà, BQL có thể yêu cầu nhiều/ít. Dưới đây là bộ hồ sơ hay gặp nhất khi đăng ký thi công căn hộ (thi công nội thất, cải tạo, sửa chữa).

1) Hồ sơ chủ căn hộ

• CCCD/CMND của chủ nhà (bản sao)
• Giấy tờ căn hộ: Hợp đồng mua bán / giấy chứng nhận / giấy xác nhận cư dân (tùy dự án)
• Giấy ủy quyền (nếu không phải chủ nhà trực tiếp làm việc với BQL)
• Thông tin liên hệ: số điện thoại, email, căn hộ, block/tầng

2) Hồ sơ đơn vị thi công (nhà thầu)

• Giấy phép đăng ký kinh doanh/thông tin pháp nhân (bản sao)
• Hợp đồng thi công hoặc xác nhận nhà thầu thi công
• Danh sách nhân sự thi công: họ tên – CCCD – số điện thoại – biển số xe (nếu có)
• Cam kết an ninh, an toàn lao động, vệ sinh (theo mẫu BQL)
• Một số nơi yêu cầu: bảo hiểm tai nạn/cam kết bồi thường thiệt hại (tùy dự án)

3) Hồ sơ kỹ thuật – bản vẽ cải tạo

Tùy mức độ thi công căn hộ:

• Mặt bằng bố trí nội thất (layout): vị trí tủ bếp, tủ áo, đảo bếp, giường…
• Bản vẽ điện nước (MEP) nếu có thay đổi: ổ cắm, đèn, đường cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh
• Mô tả hạng mục khoan cắt (nếu có): khoan tường treo TV, treo tủ, khoan sàn…Nhiều chung cư cấm can thiệp kết cấu, cấm khoan dầm/cột/tường chịu lực.
• Danh mục vật liệu (đặc biệt với vật liệu dễ cháy/ mùi mạnh): sơn, keo, dung môi…

4) Thủ tục ký quỹ và biên bản hiện trạng

• Phiếu đăng ký thi công/đơn xin sửa chữa (theo form BQL)
• Biên bản khảo sát hiện trạng (tường, sàn, trần, cửa, hành lang) kèm ảnh chụp
• Ký quỹ thi công/tiền cọc (tùy tòa nhà) + cam kết hoàn trả khi không gây hư hại
• Đăng ký thang máy/thang hàng và tuyến vận chuyển vật tư

5) Các giấy tờ “nhỏ nhưng hay bị thiếu”

• Ảnh 3×4 của thợ để làm thẻ (nếu BQL yêu cầu)
• Sơ đồ/phiếu gửi xe cho đội thi công
• Phiếu đăng ký tập kết vật tư (khu vực – thời gian – người phụ trách)
• Phiếu đăng ký đổ xà bần/rác thải xây dựng (đơn vị vận chuyển, giờ vận chuyển)

Kinh nghiệm của Dvizhome: hãy coi hồ sơ thi công như “vé vào công trình”. Chuẩn ngay từ đầu sẽ tiết kiệm nhiều ngày chờ – sửa – nộp lại.

Quy định giờ giấc thi công: đừng để dính “nhắc nhở vì tiếng ồn”

Giờ thi công căn hộ thường bị giới hạn để đảm bảo sinh hoạt cư dân. Một số quy định hay gặp:

• Khung giờ thi công: sáng – chiều theo giờ hành chính (thường nghỉ trưa).
• Giờ khoan/đục: thường siết chặt hơn so với các hạng mục lắp ráp (gây ồn).
• Cuối tuần/ngày lễ: nhiều tòa cấm khoan đục, hoặc chỉ cho làm việc nhẹ (lắp ráp, vệ sinh, dọn dẹp).
• Quy định tiếng ồn & bụi: bắt buộc che chắn, hút bụi, dọn vệ sinh cuối ngày.

Mẹo làm việc với BQL để thi công “êm”:

• Xin BQL văn bản khung giờ được phép (đặc biệt là khoan/đục).
• Chủ động thông báo lịch thi công cho hàng xóm sát vách (tối thiểu 1–2 ngày trước hạng mục ồn).
• Gom việc ồn vào cụm giờ cho phép (time-batching): làm nhanh, dứt điểm, không kéo dài.

Vận chuyển vật tư trong chung cư: đúng quy trình để không “kẹt thang”

Vận chuyển vật tư là điểm dễ phát sinh nhất khi thi công căn hộ, vì liên quan tài sản chung.

1) Thang máy/thang hàng và tuyến vận chuyển

• Nhiều dự án chỉ cho dùng thang hàng hoặc khung giờ riêng cho thang cư dân
• Bắt buộc bọc bảo vệ thang, trải sàn hành lang, che góc tường
• Có thể cần đặt lịch trước theo slot (đặc biệt ngày cao điểm)

2) Quy định vật tư và đóng gói

• Vật tư dài/cồng kềnh (tấm MDF, đá, kính, khung sắt…) thường cần khung giờ riêng
• Một số vật liệu/hoạt chất có mùi (sơn, keo, dung môi) có thể bị hạn chế
• Khuyến nghị: đóng gói gọn, dán nhãn, tránh “rơi rớt” gây bẩn và trầy xước

3) Rác thải – xà bần – vệ sinh

• BQL thường yêu cầu đổ rác đúng điểm tập kết, đúng giờ
• Không được để rác qua đêm ở hành lang
• Nên có nhân sự vệ sinh cuối ngày để tránh phản ánh từ cư dân

Rủi ro thường gặp & cách tránh khi thi công căn hộ

Dưới đây là các rủi ro “hay gặp – dễ dính” và cách xử lý thực chiến:

1) Hồ sơ thiếu/không đúng form → bị trả về

Cách tránh: xin form ngay từ đầu, chuẩn bị 1 bộ hồ sơ “đủ dư” (bản mềm + bản in), có người phụ trách theo sát.

2) Can thiệp kết cấu / khoan sai vị trí → bị dừng thi công

Cách tránh: kiểm tra quy định “cấm khoan/cấm đục”, chỉ thi công theo bản vẽ đã duyệt; hạng mục treo nặng (tủ bếp, TV) cần tính điểm neo và vật tư phù hợp.

3) Không đăng ký thang máy/thang hàng → trễ tiến độ

Cách tránh: chốt lịch giao vật tư theo slot, ưu tiên giao theo từng đợt (đúng hạng mục) thay vì dồn một lần.

4) Gây hư hại tài sản chung → mất cọc/đền bù

Cách tránh: chụp ảnh hiện trạng, bọc bảo vệ, có checklist bàn giao – nghiệm thu hành lang/thang sau vận chuyển.

5) Bị cư dân phản ánh vì bụi/ồn/mùi

Cách tránh: che chắn, hút bụi, thi công ồn theo cụm giờ, ưu tiên giải pháp ít mùi (keo/sơn phù hợp), dọn sạch cuối ngày.

6) An ninh công trình: thẻ thợ, ra vào, thất lạc đồ

Cách tránh: quản lý thẻ theo danh sách, điểm danh đầu/ cuối ca, khu vực chứa vật tư có khóa, camera (nếu có).

Checklist nộp hồ sơ xin thi công căn hộ (mẫu dùng ngay)

Bạn có thể copy checklist này vào Google Sheet/Notion để tick theo:

A. Trước khi nộp hồ sơ (T-7 đến T-3)

• Xin Nội quy thi công + Form đăng ký từ BQL
• Chuẩn bị CCCD chủ nhà + giấy tờ căn hộ
• Giấy ủy quyền (nếu chủ nhà không trực tiếp làm)
• Thông tin nhà thầu: ĐKKD / liên hệ / người phụ trách công trình
• Hợp đồng thi công/xác nhận thi công
• Bản vẽ layout + (nếu cần) bản vẽ điện nước (MEP)
• Danh sách thợ + CCCD + biển số xe (nếu yêu cầu)
• Cam kết an toàn – vệ sinh – PCCC theo mẫu BQL

B. Khi nộp hồ sơ (T-3 đến T-1)

• Nộp đơn đăng ký thi công + hồ sơ kèm theo
• Thực hiện ký quỹ/đặt cọc (nếu có)
• Lập biên bản hiện trạng + chụp ảnh khu vực liên quan
• Đăng ký thẻ ra vào / thẻ thợ
• Đăng ký thang máy/thang hàng + slot vận chuyển vật tư
• Đăng ký điểm tập kết vật tư (nếu có)

C. Ngày bắt đầu thi công (Day 1)

• Check-in BQL/bảo vệ: danh sách thợ – thẻ – nội quy
• Dán/đặt vật liệu che chắn hành lang, bọc thang
• Chốt khung giờ khoan/đục trong ngày
• Set quy trình dọn vệ sinh cuối ca + điểm tập kết rác

Dvizhome hỗ trợ gì để bạn “nhẹ đầu” khi làm việc với BQL?

Khi thi công căn hộ trọn gói, Dvizhome thường hỗ trợ:

• Rà soát nội quy từng chung cư, chuẩn hóa hồ sơ theo đúng form
• Chuẩn bị bản vẽ cần thiết để nộp BQL (layout/MEP theo phạm vi thi công)
• Lập biên bản hiện trạng, phương án bảo vệ tài sản chung khi vận chuyển
• Quản lý lịch vận chuyển vật tư và thi công theo khung giờ cho phép

Nếu bạn muốn, mình có thể giúp bạn chuyển checklist trên thành template 1 trang (in A4) đúng giọng Dvizhome để đưa cho khách ký/nộp BQL.